Чтобы извлечь условия из письма, попросите ChatGPT разделить согласованные действия, предложения и открытые вопросы. Для каждой строки сохраните короткий фрагмент письма. Не переносите срок в рабочий календарь, пока не ясно, к какому действию и версии переписки он относится.
Задайте нужные поля
Попросите указать действие, ответственного по письму, срок, статус и цитату. Если участник или дата неизвестны, оставьте отметку «не указано». Не просите модель дополнять пробелы типовым планом: придуманный срок легко принять за обещание.
Учебный фрагмент:
К среде мы отправим черновик. Можно созвониться в пятницу,
если вы подтвердите время. Адрес площадки уточним позже.| Содержание | Статус | Что известно |
|---|---|---|
| Отправить черновик | Заявленное обязательство автора письма | К среде, точная дата зависит от даты письма |
| Созвониться | Предложение при условии | Пятница, время не подтверждено |
| Уточнить адрес | Открытый вопрос | Адрес и срок не указаны |
Сверьте итог с цепочкой писем
В последнем письме могли изменить день, отменить встречу или уточнить ответственного. Укажите порядок сообщений и попросите показать, какая фраза заменила прежнюю. Если переписка длинная, начните с разрешённой выдержки, сохранив даты сообщений и роли. Порядок разбора удобно проверить на вымышленном примере.
Перед отправкой ответа проверьте каждую строку. Для неясного времени лучше написать «Подтвердите, пожалуйста, точный час звонка» вместо «Созвонимся в пятницу в 15:00». Готовый ответ можно составить по гайду о деловых письмах.
Частые вопросы
Можно ли извлечь даты автоматически? Да, но относительные сроки вроде «в среду» требуют даты исходного письма и проверки контекста. Не преобразуйте их в календарную дату наугад.
Как переносить результат в программу? Сначала согласуйте формат, затем используйте структурированный JSON и проверьте типы и статусы.
